经典采购流程和对账模块

本案例来自MoreExcel3

这个案例的目标:供应商资料/原材料资料,采购-质检-入库-对账四个节点的记录和管理。

假设一个账套下有四个用户,它们分别代表:

  • demox1:采购主管,管理供应商资料,管理原材料资料,可以下采购单和管理对账信息。
  • demox2:采购者,下采购单的主要执行人,录入采购信息,也能负责对账。
  • demox3:库管,负责收货,录入收货信息。收货步骤在质检后面。
  • demox4:质检,负责材料到库前的质检,录入质检记录,判定质检结果,记录参数等。质检之后才能让库管收货。

这四个角色,基本能构成大部分中小企业里的采购业务涉及的人员。

这个案例需要五个表格:

  • 供应商资料
  • 原材料资料
  • 采购业务进度和对账
  • 采购入库记录
  • 采购质检记录

采购-质检-入库-对账

如上图,【采购业务进度和对账】表格比较长,也是这个模块最主要的记录表。MoreExcel3比普通Excel的优势是

  • 可以让某些列自动从其它表格获取统计数据,而不需要数据源。
  • 可以给用户分配列的编辑权限。
  • 某些列可以对某些用户隐藏,比如涉及价格的对账信息。

【采购业务进度和对账】中间黄色的列,分别引用来自【供应商资料】【原材料资料】【采购质检记录】【采购入库记录】。

这个表格可以分为四段。

A-K列由采购人员录入

基本上手工录入,如下图,黄色和土黄色部分可以引用【供应商资料】和【原材料资料】。

L-M列的内容来自于【采购质检记录】(这个表格由质检员录入)

这个功能类似于Excel的vlookup函数。MoreExcel扩展了这个函数功能,即使没有数据源也能工作。质检通过数量=质检数量之和。

O-P列的内容来自于【采购入库记录】(这个表格由库管录入)

类似于L-M列。

R-X列主要包含了一些函数公式,用于对账,根据前面几列的到货数量等,采购人员能录入一些生产中发现的不良数量(补货数量)等,由此获得账期(来自于【供应商资料】表的定义),结账日期,结账金额等。可以说,采购对账的结果来自于采购员,质检员,库管的共同协作。

隐藏金额等敏感信息

价格一般属于企业敏感信息,质检员和库管不能看到价格信息。在MoreExcel3中可以设置价格相关信息对库管和质检员隐藏。对他们来说,采购业务进度表看起来就是这样的。

仔细比较一下,发现里面没有任何价格相关的列,只能看到对账的数量。

对于采购员和质检员/库管,虽然大家都能看到采购进度,但隐藏了敏感信息,同时,质检员/库管只有浏览的权限,不能修改这个表格。这就是ERP常见的采购模块,以Excel为界面,MoreExcel让Excel获得了权限控制功能。


下载这个案例的Excel:me3经典采购业务对账

下载这个案例的表格定义:exp_2019-07-30_17_16

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