用Excel构建管理系统的三板斧

Excel是我们最熟悉的工具了,数据简单直观。最重要的,刚入职的妹子都会使,不需要教啊。

然后说到管理系统,比如常见ERP,OA这些。费用高不说,用起来又要教,还要改变习惯(必须照着软件既定的流程走),实在风险很大。其实我们可以用Excel本身来构建一些简单的协作软件。注意只能是简单的,团队局部的。如果要复杂的,还是找ERP或者OA吧,不然人家吃什么。

我们这里不能教怎么做。因为需求千变万化,不过可以讲一些主要的思路。不管构建什么系统,这些思路都是最根本的。

确定要管理什么

乍看是废话。实际上很多团队自己都搞不清楚边界是什么。我们主要要找边界,没有边界的话容易越做越困难。

统一模板

一定要用统一的Excel模板来做。统一是为了统计方便,如果一开始大家只顾自己方便(只要是人就会下意识这么做),最后统计就会很麻烦。而管理系统的核心目标就是统计和追溯,不然要系统干嘛,记账吗?

在表格上分工

用Excel来协作,很多情况下需要共享编辑。简单的做法就是网上邻居,共享文件。Excel本身就支持此功能。不过,事先必须有人为约定(Excel还无法做到ERP这样的权限控制),什么人写什么地方。约定好,基本不会出错。

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