技术PI,详解MoreExcel的同步元素

MoreExcel是Excel表格共享编辑的软件。这里我们讲一点深入的,比如表格里的哪些东西会被共享。

不同于网上邻居和网盘

MoreExcel的原理,跟网上邻居或者网盘不同。它通过网络,让两台电脑上的本地文件(两个副本),在编辑的时候相互传递结果,由此达成共享和同步。前者通过文件传来传去,是基于文件的,所以你会看到为啥别人在编辑的时候我只能只读,因为你也写的话文件就乱了。而MoreExcel是基于内容共享的,比如大家在一个文件内编辑不同的地方,它们是没有冲突的。基于内容的共享,不一定是100%大家一样,比如筛选,可以有各自的筛选规则,还有格式,还有行宽,还有冻结,都可以不一样。但数据肯定是一致的。

哪些内容会共享同步

大家在操作Excel的时候,有很多动作会被同步

  • 内容。就是单元格内写的文字,数字,日期等等内容。
  • 颜色。最主要是单元格的前景色和背景色。
  • 行列的增减。如果没有保护工作表限制此功能的话,可以支持。
  • 下划线,加粗,斜体,文字大小。
  • 超链接。
  • 批注。

哪些不能同步

有些东西是不能或者不必要同步的

  • 筛选内容。这里并不是讲有没有筛选,而是每个人可以筛选自己需要的,筛选内容不会共享。
  • 排序。理由同上。
  • 嵌入图片图表等嵌入类玩意儿。受限于技术原因不可同步。有些Excel表格会涉及到缩略图,我们建议用超链接+云盘的方式代替。
  • 单元格格式。格式也可以自己设置自己的。因为同步内容的时候,同步的是“值”或者公式,跟格式无关。而且一边咱们初期定好格式后不需要修改的。
  • 行宽列宽换行冻结等样式。
  • 透视表。

实际案例

或许前面讲的比较虚,我们说些常见的案例。

基础数据填报–公式统计

这是一种非常常见的Excel。一般至少两个工作表sheet,一个用于录入基础数据,另一个是统计用。统计表用公式,数据源来自于数据表。数据表需要另一个人或者多个人来填写,统计表可实现自动汇总。甚至可以有几层统计表,公式套公式,中间加几个数据加工表等等。

一般来说

  • 需要给别人填写的工作表sheet需要“开启同步”;统计类的不需要。
  • 为了保证数据源完整,需要上保护工作表(阻止行列的删减)和保护工作簿(不改名不删除)

这样,限制录入数据的人只能填内容。把同步表格发给对方的时候,可以隐藏掉统计表(如果需要的话)。如果需要不同的人填不同的区域,而且事先可以区分的话,建议用MoreExcel的用户权限功能

纯粹共享编辑

制造业中的采购表,订单表,生产表,售后表都是类似的,需要多个人来按步骤录入。比如请购,处理,结案,收款等等。这种表往往就一个工作表sheet,相对比较简单。

那当然可以直接同步这个工作表sheet。这里可以用上MoreExcel的用户权限功能。不同登录的账号可以在不同的区域填写,防止串岗。比如前面的案例,可以按列划分。当然按行按区域都是可以的。

常见情况的处理

保护工作表

MoreExcel跟保护工作表是不冲突的,完全可以功能互补。比如说给同步的工作表上保护,可以防止行列的变动,某些格子不被修改。

为了有效控制Excel,我们建议用保护工作表,如下

一般我们建议阻止:

  • 行列的增减。如果可以的话尽量不要删减,容易误操作。
  • 排序。共享编辑忌讳排序。它会打乱结构。务必阻止。

MoreExcel工具找不到了

有时候,比如Excel奔溃,非正常关闭,死机等等原因,会造成“误杀”,MoreExcel工具被禁用。可以去安装指南查找解决方案。

 

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