MoreExcel 教程 1.6

本教程针对 1.6版本

MoreExcel是用于团队协作的Office Excel 插件。

应用场景

企业中有一些Excel文件是需要共享的。企业常见的做法是,把它们放在共享文件夹,这样每个员工就可以打开并编辑它们,以此实现简单的共享。这种初步的共享并不能满足一些复杂的需要,比如:

  • 不能同时打开Excel文件。Excel软件的特点是同时只有一个用户可以打开。
  • 不能在Excel编辑中防错,比如误操作,恶意修改。也不能隐藏内容。不能让某些区域只属于一个人编辑。
  • 文件编辑没有追溯性。谁修改的看不到。
  • 不能跨区域。只能在某个局域网内。

MoreExcel是为解决这些问题而生。

MoreExcel以插件形式安装在Office Excel软件内。用户可以像平时那么操作表格,但MoreExcel会通过云端保存编辑内容,并同步到其它人的电脑中。所以,你不再需要共享文件夹。Excel文件保存在本地,编辑的时候,通过云端保存修改内容,然后同步。Excel既保留在本地,也共享到云端。

下载和安装

MoreExcel是团队协作工具。意味着它需要多人操作。

MoreExcel需要有个团队账号。每个团队账号之下有多个用户。每个人通过登录用户,实现共享。团队账号用户管理每个用户信息,比如增加和删减用户,修改用户信息等。

注册团队账号

首先你需要通过手机号注册一个团队账号。请点击这里开始。通过在线帮助,注册一个团队账号。
然后,你需要添加一些用户。

团队成员

团队成员就是用来登录MoreExcel插件的用户信息。它有初始密码,你也可以通过左侧的钥匙按钮修改密码。

你需要把每个人的密码告诉他们,密码和用户名管理在团队管理页面修改,个人是不能动的。如果忘记密码,需要回到这里重置。

下载并安装MoreExcel

通过这个教程来安装。

预览

我们需要你有Office Excel 2007 及以上版本。WPS目前还不支持。下面拿Excel 2016举例。

MoreExcel

登录MoreExcel

这里你要用到用户信息去登录MoreExcel,才能实现跨区域同步。

登录MoreExcel

登出MoreExcel

退出同步。大可放心文件还是存在的,对原来的文件一点妨碍都没有。

登出MoreExcel

如何同步

现在的场景是这样的。
A和B两个员工,两台电脑。电脑上都有同一个Excel文件。我们需要把这两个文件同步起来。

你已经不再需要共享文件夹了。

让两台电脑的两个文件同步。MoreExcel使用文件名+工作表名的组合,作为同步的依据。

也就是说,只要文件名一致,工作表名称一致,我们认为两台电脑上的文件表格是同一个。很合逻辑对吧。

现在,我们只需要让其中一台电脑上的Excel文件做个同步设置,相当于拨号,拨号的那个账号作为该表格的管理者,权限由它控制。A做同步设置(拨打电话),B做接收设置(接听电话),A是管理者。

同步设置和接收设置

A和B都设置好后(先A后B)。A会作为这个表格的管理者,分配权限,设置相关信息。但A和B都可以编辑内容,相互同步。

同步设置

我们来看具体的。A先做同步设置。
打开同步设置

A可以为这个表格设置权限,哪些人能看,哪些地方可编辑。在这里完成设置。

  • 保护密码。我们可以理解为工作表保护密码。完成同步后,这个表格会上“锁”,用这个保护密码锁住不可编辑区域。
  • 用户权限。我们看到下面的表格。每个用户名都可以分配,可见,可修改区域,隐藏区域。
    • 可见:哪些用户允许接收。不可见的用户是不能做接收设置的,即,文件不会同步到不可见的用户。所以你需要给他们打勾。
    • 可编辑区域:可见之后,你还能分配哪些地方是可编辑的。不可编辑区域只能浏览,系统会用保护密码锁住这些区域。
    • 隐藏区域:这些区域的同步内容会被隐藏。如果别人有编辑这部分内容,本用户是看不到的。

同步设置过程

注意你自己的用户,一定要给可见权限,否则不会被同步。
可以不给可修改区域。这样,对应的用户只能浏览不能编辑。
不同用户的编辑区域可以重叠。MoreExcel会检查编辑冲突。

目前能支持同步的内容:

  • 单元格内容,包括公式
  • 前景色和背景色
  • 合并单元格

区域保护和隐藏

直接上图

区域保护和隐藏

以上图为例。有三列。中间一列可编辑,你可以随意写内容,然后保存文件,修改内容会同步出去。左侧一列不可编辑,它被锁住了。右侧一列是隐藏的(同样不可编辑),你只能看到?符号替代,你能看到别人编辑了什么但看不到具体内容。

接收设置

现在我们换到B。由于它们有同一个表格(文件名和工作表名相同,即同同一个文件),B实际上不需要做什么,它们的表格已经同步起来了。

常规操作

完成同步设置和接受设置后,就跟平常一样了。

  1. 打开文件
  2. 编辑内容
  3. 保存文件

跟平时一摸一样。MoreExcel会自动记录修改内容,检测编辑冲突,保存的时候同步内容。这些全部在后台自动完成。对用户来说,几乎没有变化。你只要关注表格本身就行。

查看修改历史

我们需要知道Excel表的编辑过程,以此达成可追溯性。

修改追溯

公示表格

MoreExcel可以将表格分享到浏览器上(预览模式)。所以你可以用手机,平板电脑或者电视屏来看到表格内容了。链接这里查看

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